공동주택의 경우 청소, 경비, 소독, 승강기유지, 주차관제시스템 설치 용역 등 다양한 사업에 대해 사업자를 선정하고 집행해야 합니다.
경험많고 노련하신 관리자님의 경우 숙련된 업무능력을 바탕으로 간단히 해결하겠지만, 새롭게 출근한 신규 관리자님들에겐 너무나 막막할 수 있는 부분이죠(또한 저희처럼 입찰에 참가하는 업체의 신규 담당자의 경우도 해당 방식을 몰라 헤맬 수 있습니다).
그래서 오늘은 이 '사업자 선정'에 대해 자세히 정리해볼까 합니다.
1 │ 선정방식의 결정
출처 : 공동주택관리 매뉴얼(2018)
「주택관리업자 및 사업자 선정지침」을 따른 선정방식을 구분하면 다음과 같습니다.
법 제7조 및 25조에 따라 사업자를 선정할 때에는 원칙적으로 경쟁 입찰을 해야 합니다.
경쟁입찰의 종류에는 일반경쟁입찰, 제한경쟁입찰, 지명경쟁입찰이 있고 원칙 상 선정지침에서 정하는 전자입찰시스템을 이용해야 합니다.
하지만 원칙은 원칙일 뿐 예외도 있는데요,
사업자 선정방법 등이 전자입찰방식의 적용에 곤란한 경우로 국토교통부장관이 정하여 고시하는 경우(쉽게 말하지면 수의계약이나 적격심사제로 선정하는 경우)에는 전자입찰의 방식을 사용하지 않으셔도 됩니다.
2 │ 사업자 선정 절차
사업자선정절차를 보기 쉽게 도식화해보았습니다.
사업자 선정방식은 크게 '입찰공고게시 - 현장설명회 - 입찰서 제출마감 - 입찰의 성립여부판단(평가) - 개찰 및 낙찰자 선정(적격 대상자가 없을 경우 재공고) - 선정결과 공개 - 계약체결 - 계약서 공개'라는 8단계로 구분할 수 있습니다.
1) 입찰공고
보통 사업자를 선정하려는 공동주택은 공동주택관리정보시스템(K-APT나 나라장터 등)에 입찰 공고를 띄웁니다.
입찰공고는 입찰서 제출 마감일의 전일부터 기산하여 10일 전에 올려야 합니다(선정지침 제15조 제1항, 제23조 제1항).
단, 입대위에서 긴급한 입찰로 의결한 경우나 재공고 입찰의 경우 입찰서 제출 마감일 전일부터 기산하여 5일 전에 공고할 수 있습니다(이 경우는 현장설명회가 없는 경우에 한합니다).
공사 및 용역 등의 사업자를 선정하는 경우 입찰 공고에는 보통 다음과 같은 내용을 넣습니다.
1. 사업 개요(사업내용ㆍ규모ㆍ면적 등)
2. 현장설명회를 개최하는 경우 그 일시ㆍ장소 및 참가의무여부에 관한 사항
3. 입찰의 종류 및 낙찰의 방법(적격심사제의경우, 세부배점 간격이 제시된 평가배점표포함)
4. 입찰서 등, 제출서류(제27조에 따른 제출서류에 한함)에 관한 사항(제출서류의 목록,서식, 제출방법, 마감시한 등)
5. 개찰의 일시ㆍ장소 6. 입찰참가자격에 관한 사항(제26조의 참가자격제한에 대한 사항에 한함)
7. 제6조에 따라 무효로 하는 입찰이 있는 경우, 해당 입찰자에게 입찰 무효의 이유를 알리는 방법에 대한 사항
8. 입찰 관련 유의사항(입찰가격 산출방법 및 기준 등)
9. 계약체결에 관한 사항(계약기간 등)
10. 제31조에 따른 입찰보증금 및 그 귀속에 관한 사항
11. 그 밖에 입찰에 필요한 사항(제1호부터 제10호까지의 사항 외 계약체결과 관련하여 설명이 필요한 사항 또는 기타사항 등을 기재)
2) 현장설명회
관리업자는 입찰서 제출 마감일 전일부터 기산해 5일 전 현장 설명회를 개최합니다. 저희가 무인주차관제시스템을 제공하는 업체니 주차차단기 설치 용역 현장설명회를 예로 말씀드리겠습니다.
보통 현장설명회에 가면 주차관제시스템 설치공사 시방서를 받습니다. 그리고 아파트 입출구 설치 위치를 직접 보여주며 어떤 기능이 필요한지 설명해주십니다.
저희 현장 담당자님은 시방서 및 현장 견학을 통해 가장 적합한 공사 및 설치 견적을 잡고 입찰을 준비합니다.
3) 입찰서 제출 마감
입찰공고 주관기관(관리업체)가 입찰에 참가한 업체에게 서류를 받고 마감하는 단계입니다.
공사 및 용역 사업자 선정 시 보통 다음과 같은 서류를 필수로 받습니다.
1. 입찰서 1부
2. 사업종류별로 해당 법령에 따른 면허 및 등록 등이 필요한 경우 면허증, 등록증 또는 이와 유사한 증명서 사본 1부
3. 사업자등록증 사본 1부
4. 법인등기부등본(개인은 주민등록등본을 말한다) 1부
5. 국세 및 지방세 납세증명서 1부(전자발급 포함)
6. 제한경쟁입찰인 경우 그 제한요건을 증빙하는 서류 사본 1부.
7. 적격심사제인 경우 평가배점표에 따른 제출서류 사본 1부
8. 그 밖에 입찰에 필요한 서류(제1호부터 제7호와 관련한 추가서류에 한하며, 그 밖의 서류를 포함하지 못한다)
4) 입찰의 성립여부 판단
관리주체가 개찰 후 낙찰자를 선정할지 재공고를 낼지 판단하는 단계입니다. 하자가 있을 경우 무효로 하고, 해당 입찰자에게 무효의 이유를 알립니다.
입찰의 무효는 다음과 같은 경우 발생합니다.
다음의 어느 하나에 해당하는 입찰은 무효로 한다.
1. 입찰참가 자격이 없는 자가 한 입찰
2. 현장설명회에 참가한 자에 한하여 입찰에 참가할 수 있다는 것을 입찰공고에 명시한 경우로서, 입찰에 참가한 자 중 현장설명회에 참가하지 아니한 자의 입찰
3. 입찰서 및 제출서류(적격심사제 평가서류의 경우 행정처분확인서만 포함되며, 해당법령에 따라 행정처분이 없는 경우는 제외한다)가 입찰공고에 제시된 마감시한까지 정해진 입찰장소에 도착(전자입찰방식인 경우에는 시스템에 자료를 등록하는 것을 의미함)하지 아니한 입찰
4. 입찰보증금의 납부일시까지 정해진 입찰보증금을 납부하지 아니하고 한 입찰
5. 입찰자(법인의 경우에는 대표자를 말한다. 이하 같다) 본인 또는 본인의 대리인(임직원으로 한정한다)이 아닌 자의 입찰
6. 동일한 입찰 건에 대하여 동일인(1인이 동일업종 여러 개의 법인 대표자인 경우, 여러 개의 법인을 동일인으로 본다)이 2통 이상의 입찰서를 제출한 입찰
7. 동일한 입찰 건에 대하여 타인의 대리를 겸하거나 2인 이상을 대리한 입찰
8. 입찰자의 기명날인이 없는 입찰(입찰자가 성명을 기재하지 아니하고 대리인 또는 회사명을 기재한 경우와 제출된 인감 증명서와 다른 인감으로 날인된 경우 포함)
9. 입찰가격 산출 방법 및 기준(임금 및 수당, 보험료 등 관계법령에서 산출기준을 적용하고 있는 경우에는 공고시 별도 명시하지 않더라도 적용하여야 하고, 그 밖에 발주처에서 정하여야 할 산출방법 및 기준은 공고시 명시하여야 함) 등 입찰공고의 중요한 내용(제16조와 제24조의 그 밖의 입찰에 필요한 사항은 제외)을 위반하여 제출한 입찰
10. 입찰서의 기재내용 중 중요부분에 오기가 발견되어 개찰현장에서 입주자대표회의 또는 관리주체가 확인한 입찰, 제출서류가 거짓이나 허위로 확인된 경우
11. 타인의 산출내역서와 동일하게 작성된 산출내역서가 첨부된 입찰(동일한 내용의 산출내역서를 제출한 자는 모두 해당) 또는 다음 각목에 해당하는 입찰
가. 입찰서의 입찰가격과 산출내역서상의 총계금액이 일치하지 아니한 입찰
나. 산출내역서의 각 항목별 합산금액이 총계금액과 일치하지 아니한 입찰
12. 별지 서식의 입찰서를 사용하지 아니 하거나 입찰서의 입찰가격을 아라비아 숫자로만 기재한 입찰(전자입찰방식인 경우에는 제8조제1항에 따른 방법으로 입찰서를 제출한다.)
13. 「건설산업기본법」, 같은 법 시행령 및 시행규칙에 따라 종합건설업체가 도급받아 서는 아니 되는 공사금액의 하한을 위반한 입찰
5. 수의계약이 가능한 경우
주차차단기 설치 용역 입찰공고를 하다보면 저희 업체만 응찰해 유찰되는 경우가 왕왕 있습니다.
2회 이상 유찰되는 경우 수의계약을 맺을 수 있는데요, 이와 같이 수의계약을 할 수 있는 경우를 정리해 보았습니다.
법 제4조제3항에 명시하길, 다음과 같은 경우엔 수의계약의 대상이 됩니다.
다음의 어느 하나에 해당하는 경우 수의계약을 할 수 있다.
1. 보험계약을 하는 경우
2. 공산품을 구입하는 경우
3. 분뇨의 수집 ․ 운반(정화조 청소 포함)과 같이 타 법령이나 자치법규에서 수수료율 등을 정하고 있는 경우
4. 특정인의 기술이 필요하거나 해당 물품의 생산자가 1인 뿐인 경우 등 계약 목적의 달성을 위한 경쟁이 성립될 수 없는 경우
5. 본 공사와의 동질성 유지 또는 장래의 하자책임 명확성을 위하여 마감공사 또는 연 장선상에 있는 추가 공사를 본 공사 금액의 10% 이내에서 현재의 시공자와 계약하는 경우
6. 공사 및 용역 등의 금액이 300만원(부가가치세를 제외한 금액을 말한다) 이하인 경우로서, 2인 이상의 견적서를 받은 경우. 다만, 이 경우 동일한 목적을 달성하기 위한 공사 및 용역 등을 시기나 물량으로 나누어 계약할 수 없다.
7. 일반경쟁입찰 또는 제한경쟁입찰이 2회 이상 유찰된 경우. 다만, 이 경우에는 최초로 입찰에 부친 내용을 변경할 수 없다.
8. 영 제5조제2항제2호 단서에 따라 계약기간이 만료되는 기존 주택관리업자의 주택관리 만족도를 관리규약에서 정하는 절차에 따라 입주자등으로부터 사전에 의견을 청취한 결과 입주자등의 10분의 1 이상이 서면으로 관리방법의 변경 또는 주택관리업자의 교체를 요구하지 아니한 경우로서 입주자대표회의의 구성원 3분의 2 이상이찬성한 경우
9. 계약기간이 만료되는 기존 사업자([별표 7]의 사업자로서 공사 사업자는 제외한다)의 사업수행실적을 관리규약에서 정하는 절차에 따라 평가하여 다시 계약이 필요하다고 영 제14조제1항에 따른 방법으로 입주자대표회의에서 의결(임대주택의 경우 임대사업자가 임차인대표회의와 협의)한 경우
10. 그 밖에 천재지변, 안전사고 발생 등 긴급한 경우로서 경쟁입찰에 부칠 여유가 없을 경우(선조치 후보고 가능)
2016년도에 관리주체가 입대위의 결정에 따라 수의계약을 맺으면 안 되는 대상과 수의계약을 맺었는데, 아무리 입대위의 결정에 따른 것이라도 관련법령을 어긴 의무자는 관리주체이기 때문에 사업자 선정지침을 위반한 것으로 판단, 과태료를 물었다는 법원 판례 사례가 있습니다(춘천지방법원 2016.6.30.자).
수의계약 체결 대상이 아님에도 수의계약으로 사업자를 선정했다면 입주자대표회의 의결에 따른 것이라도 관리주체에게 책임이 있다고 하니 해당 부분을 꼭 확인하셔야겠습니다.
경험을 통해서, 혹은 이미 공부해서 알고는 있지만 전문(全文)을 기억하기 힘든 법령들을 보기쉽게 정리해 업무 수행자님들께 편리함을 드리고 싶습니다. 다음에 더 유익한 내용으로 돌아오겠습니다.
긴 글 읽어주셔서 감사합니다.
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